Preguntas Frecuentes de Patrocinadores y Expositores

1. ¿Dónde Mandamos Material para Nuestro Stand?

Rogamos que mandéis el material para vuestro stand directamente al Hotel Rafael Atocha de Madrid. Por desgracia, nos informa el hotel que solo pueden recibir materiales para los stands a partir del jueves día 20 de febrero.  Rogamos que aviséis a vuestra empresa de transporte que cualquier material que mandéis se guarde en el almacén de la planta baja (en frente de la mesa de recepción del hotel)

Todas las cajas con material para vuestro stand deben de llevar por escrito y de forma clara estos 3 datos importantes:

(i) Dirección del Destinatario:

Congreso FECEI (21-22/02/2020)
Hotel Rafael Atocha
Calle de Méndez Álvaro, 30
28045 Madrid

(ii) Dirección del Remitente:

(Vuestra Dirección)

(iii) Contenido:

Debe de venir detallado el contenido de cada caja en un etiqueta exterior.

Para confirmar que se ha recibido el material, podéis contactar directamente con el hotel (Tel. +34 914 68 81 00).

Frequently-Asked Questions from Sponsors & Exhibitors

1. Where Should We Send Stand Material?

With regard to sending material for your stand, please forward the material directly to the venue (Hotel Rafael Atocha, Madrid). Unfortunately, the hotel has informed us that they can only accept receipt of material for stands from Thursday 20th February. Please advise your courier service that all material sent to the venue must be stored in the storeroom on the ground floor, opposite the hotel reception.

All boxes with stand material must be clearly marked with 3 important pieces of information:

(i) Destination Address:

Congreso FECEI (21-22/02/2020)
Hotel Rafael Atocha
Calle de Méndez Álvaro, 30
28045 Madrid

(ii) Sender’s Address:

(Your address)

(iii) Contents:

The contents of the boxes should be indicated on a label

To confirm receipt of any materials sent to the hotel, you can contact the hotel (Tel. +34 914 68 81 00).

2. ¿Cuándo podemos recoger el material de nuestro stand después del Congreso?

Todo el material que sobre se envuelve tal y cómo se indica en el punto  1 (i), (ii) y (iii) arriba y se deja en el mismo almacén en la planta baja del hotel. Habrá que recoger este material antes de la medianoche del lunes, día 24 de febrero. Ante cualquier problema, rogamos que os pongáis en contacto con el hotel (Tel. +34 914 68 81 00).

2. When Can We Collect Our Stand Material after the Conference?

All material to be collected after the conference must be wrapped and labelled as in point 1 (i), (ii) and (iii) above and left in the same storeroom on the ground floor of the hotel. This material must be collected by midnight on Monday 24th February at the latest. If you have any issues arising from the collection of material, please contact the hotel (Tel. +34 914 68 81 00).

3. ¿Dónde Mandamos Material que se Repartirá entre los Asistentes?

FECEI ha ofrecido a los patrocinadores la posibilidad de repartir material publicitario entre los asistentes (aproximadamente 370 personas) el día de las conferencias para directivos y docentes. Entre los posibles materiales están los siguientes:

  • Bolsos Ecológicos
  • Pendrives Ecológicos
  • Lápices de Madera con Semillas
  • Botellas de Agua Reutilizables
  • Cuadernos (Papel Reciclado)
  • Tazas Reutilizables
  • Otros Obsequios (Ecológicos)

Si has quedado en mandar algún material de esta lista (a través del formulario en nuestra página web), rogamos que mandéis 370 unidades del material a esta dirección:

A/A Miguel Tajuelo
American Language Academy
Plaza Conde Valle Suchil, nº 4
28015 Madrid

El horario para recibir el material será de 10:30 a 14:00 y de 17:00 a 21:00, del lunes 03/02 al lunes 17/02.

Rogamos que los servicios de mensajería llamen al número + 34 91 445 55 11 cuando estén por repartir el porte.

3. Where Do We Send the Promotional Material for Attendees? 

FECEI has offered sponsors the chance to share material with attendees (around 370 people) on the day of the conference for directors and teachers. Among the possible items are the following:

  • Environmentally-friendly bags
  • Environmentally-friendly Pendrives
  • Wooden Pencils with Seeds
  • Reusable Water Bottles
  • Notebooks (Recycled Paper)
  • Reusable Cups
  • Other Environmentally-friendly Gifts

If you have already offered to send any of the material on this list (through the form on our webpage), please send the items in question (# 370) to the following address:

Attention of: Miguel Tajuelo
American Language Academy
Plaza Conde Valle Suchil, nº 4
28015 Madrid
Spain

The times when this material can be accepted are from 10:30am  to 2:00pm from Monday  03/02 until Monday 17/02.

We would be obliged if you could ask your courier service to phone  + 34 91 445 55 11 in advance to let us know when they plan to deliver the items.

4. ¿Cuándo Podemos Montar Nuestro Stand?

La mesa de inscripción se abrirá en la Zona A (ver plano de las salas aquí) a las 9.30 el sábado día 22 de febrero. Los representantes de los patrocinadores y expositores pueden montar sus stands en la tarde-noche del viernes día 21 de febrero (entre las 20:00 y las 22:30h) o en la misma mañana de las conferencias (sábado día 22 de febrero) entre las 8:00 y las 9:15 de la mañana.

4. When Can We Set Up Our Stand?

The conference registration desk will open in Zone A (see the floorplan here) at 9:30 am on Saturday 22nd February. Sponsors’ and exhibitors’ reps can set up their stands the night before (Friday 21st February) from 8:00pm to 10:30pm or on the morning of the conference (Saturday 22nd February) from 8:00am to 9:15am.

5. ¿Cuándo Podemos Desmontar Nuestro Stand?

Las conferencias terminarán a las 18:00 el sábado día 22 de febrero, aunque habrá una rifa para los asistentes (con premios donados por los patrocinadores y expositores) entre las 18:30 y las 19:00. Los patrocinadores y expositores pueden desmontar sus stands a partir de las 17:00 horas (cuando empiezan las últimas ponencias). Habrá que desmontar todos los stands y dejar recogido todo el material antes de las 20:00 de la tarde.

5. When Can We Take Our Stand Down?

The conference will finish at 6pm on Saturday 22nd February although there will be a raffle for attendees (with prizes being donated by sponsors) from 6:30pm until 7:00pm. Sponsors and exhibitors may take their stands down from 5:00pm onwards (when the last workshops start). All stands and material must be removed from the venue by 8:00pm.

6. ¿Quién es la Persona Encargada de Apoyo Logístico?

Aidan O’Toole (gerente de FECEI) será el encargado del apoyo logístico para patrocinadores y expositores, los cuales podéis contactar con él, o bien llamándole al móvil o mandándole un mensaje de WhatsApp (+34 692613687), o por correo electrónico (gerente@fecei.org).

6. Who Is Responsible for Logistical Support?

Aidan O’Toole (FECEI’s CEO ) will be responsible for logistical support for sponsors and exhibitors, who can contact him by calling him or sending him a Whatsapp message (+34 692613687), or by e-mail (gerente@fecei.org).

7. ¿Cómo Son los Stands?

Cada stand tendrá una mesa (180,50cm de largo, 100cm de ancho y 0,72cm de alto) y dos sillas. Además, habrá un enchufe y conexión al wifi del hotel. Si algún patrocinador o expositor necesita algo más, que nos lo diga con antelación.

7. What Are the Stands Like?

Each stand will have a table (180.5cm long, x 100cm wide x 0.72cm high) and two chairs. There will also be an electric socket and hotel wifi access, If any sponsor or exhibitor requires anything else, please let us know in advance.

8. ¿Hay Alguna Limitación en la Zona de los Patrocinadores y Expositores?

La altura del techo es de 3,20 metros.

8. Are There Any Restrictions in the Area for Sponsors and Exhibitors?

The ceiling height is 3.2 metres.

9. ¿Cuáles Son Nuestras Responsabilidades Según la Política de Sostenibilidad de FECEI? 

Todos los patrocinadores y expositores tienen que cumplir con la letra y el espíritu de la Política de Sostenibilidad de FECEI. ¡Ojo con las sugerencias en la página 3!

9. What Are Our Responsibilities, According to FECEI’s Sustainability Policy?

Sponsors and exhibitors must comply with FECEI’s Sustainability Policy, in word and spirit. Please note the suggestions on page 3 in particular!

10. ¿En Qué Stand Estamos? 

Provisionalmente hemos asignado las ubicaciones de los stands (consulta la lista de stands), aunque puede haber cambios de aquí al día del evento.

10. What’s Our Stand Number?

We have provsionally assigned stand locations (please see the list of stands), although this may change between now and the day of the conferences. 

11. ¿Podemos Poner Anuncios en el Programa?

Desde FECEI hemos trabajo mucho para que el congreso sea más ecológico. Entre las medidas que hemos adoptado, destacamos la sustitución de un programa tradicional por una aplicación de móvil gratuita para todos los asistentes. Esto significa que los propietarios de academias, los directivos y los profesores en la conferencia no recibirán toda la información a lo largo del día del evento a través de un programa de papel o virtual sino a través de esta aplicación diseñada especialmente para nuestro evento.  También significa que hemos cambiado las opciones publicitarias tradicionales por anuncios más interactivos en esta aplicación y que los patrocinadores pueden tener su imagen o logotipo, un texto, enlaces a las páginas que quieran promocionar o sus redes sociales, concursos, etc. (información más detallada aquí).

11. Can We Place Adverts in the Programme? 

FECEI has been working on making the congress more environmentally-friendly. Among the measures which we have adopted is the replacement of a traditional programme with a free app for all attendees. This means that school-owners, directors and teachers at the conference will get all their information throughout the day from this specially-designed app instead of a printed or virtual programme. This means that we’ve replaced traditional advertising options in the programme with more interactive adverts in the app and sponsors can have an image or logo, a text box, links to whichever pages they want to promote, links to their social media, competitions, etc. (full details here).

12. ¿Están Incluidos los Almuerzos de los Representantes de los Patrocinadores en el Coste de Su Stand?

Dos representantes de los patrocinadores que han reservado los stands números de 3 a 17 tienen el almuerzo incluido en el coste de su stand.

12. Are Lunches for Sponsors’ Representatives Included in the Cost of their Stands? 

The cost of lunch for two sponsors’ representatives from each of the stands numbered 3 to 17  is included in the cost of their stands.

13. ¿Cómo Podemos Tener Protagonismo en la Rifa para los Asistentes al Final de la Jornada?  

Los patrocinadores y expositores normalmente donan premios para la rifa, por lo cual se mencionan y se dan las gracias a los donantes. Para donar algún premio a la rifa, podéis mandar un correo a Kate Newell, la encargada de la rifa: rifa@fecei.org.

13. How Can We Feature in the Raffle at the End of the Day?   

Sponsors and exhibitors usually donate prizes for the raffle, and donors are mentioned and thanked during the raffle. To donate a prize/prizes, you can send an e-mail to Kate Newell, the raffle organiser: rifa@fecei.org.

¿Alguna Pregunta Más? Any Other Questions?

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